イントラネットの普及により
企業内でもたくさんのメールがやりとりされるようになった。
それは業務を効率化させることもあるが、時として
「多すぎるメールを処理することによる作業効率の低下」
というデメリットをもたらす。
たとえば、社内で同報配信を多用したり、メーリングリストの
投稿数が多くなると、どうしても、それを閲覧するだけに
時間が取られてしまい、肝心の作業に費やす時間が奪われてしまう。
これは本末転倒だ。
もちろん、各個人一人ひとりが「メールを読む速度」を上げていくという
努力は必要だろう。そして配信する側つまり投稿する側も、
「いかに簡潔に要点を伝えるか？」を研究しなければならない。
相手に読まれるメールとは、読みやすいメール。
日本語的に読みやすい表現を使うだけでなく、
「タイトルを見た瞬間に内容が予測できるか？」などの要素も
重要なポイントになる。
大量のＭＬで埋もれないようにするために、よく
タイトルに【至急】とか【重要】という言葉を入れたりするが、
それも増えすぎると、ラベルそのものの信憑性が薄れて、
結果として、本当に重要な情報が伝わらないというリスクも発生する。
誰にとって重要なのか？ なぜ至急なのか？
それを踏まえた上で限定的に使わなければ、効果は次第に薄れてくるのだ。
膨大に増えすぎた情報をどのように処理するか？
これは、ビジネスにおいても、プライベートにおいても
とても重要な課題だ。情報流通量が増えても、私たちの時間が
１日２４時間しかないことに変わりは無い。
そこで大切なのは「不要な情報を捨てるスキル」である。
社内で流通する全ての情報に目を配っていては、
とても自分の担当する業務は終わらない。
だからこそ、勇気を持って、情報を捨てなければならない。
具体的には「読まなくていいメールは読まない」ということ。
では、それをどうやって判断するのか？
まず「自分宛てに直接宛てられたメール」と「ＭＬなどの不特定多数メール」
では、明らかに前者のほうが重要である。この場合、前者のメールを処理し終わるまでは
後者のメールは読まない。たとえ後者のメール件名に「至急」と書いてあってもだ。
このルールを守らないと、自分個人宛てのメール処理がどんどん遅れてしまう。
もちろん、自分だけに宛てられたメールにも、重要度の低いものは混じっている。
それでも、１０通に１通の「重要なメール」を見逃すことを考えたら、
やはり、優先的にチェックすべきなのだ。
一方、ＭＬの場合は、自分以外にもチェックしている人が多いし、
その質問は、自分だけに向けられているものではない。
同じような問題の解決策は、すでに他の閲覧者が考えている場合がある。
そのときは、それらの意見をベースとして考えた方が効率がいい。
つまり「待ったほうがいい」という場合もある。
受信するメールの数が増えるほど、それに優先順位をつけるスキルは
今後さらに求められるだろう。しかも、タイトルを見た瞬間、瞬時に
判断しなければならない。それをやるためには、まず
「メール処理にどれだけの時間を奪われているか？」を自覚することだ。
自覚しなければ行動は起こせない。メールのチェックだけで
仕事を終えた気分にならないように、常に自分の時間の使い方を
自分自身で監視しなければならないのである。
（次回につづく。）
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※この記事は、人気メールマガジン《幸せなサラリーマンになる方法−気づきの視点と発想力》の著者により提供されています。(C) Copyright 2005 無断転載を禁止します。コメント、トラックバック等はご自由にどうぞ。
